Executive Assistant in München (m/f/d)

About this role

Schließe Dich unserer Mission an, Bildung für alle zugänglich zu machen.

Verstärke ab sofort in Vollzeit (40 Std./Woche) als Executive Assistant (m/w/d) für die IU Internationale Hochschule und die IU Group unser Team in München – hybrid mit 3-4 Tagen im Office und 1-2 Tagen im Homeoffice.

## Deine Aufgaben

• **Direkte Unterstützung des Rektors und des CPO:** Du bist zentrale Ansprechperson für beide, koordinierst administrative und organisatorische Aufgaben und sorgst für reibungslose Tagesabläufe.
• **Professionelle Termin- und Reiseplanung:** Du bist verantwortlich für die Organisation und Nachbereitung von Meetings, Veranstaltungen, internationalen Reisen sowie die Abstimmung mit internen und externen Stakeholdern.
• **Vorbereitung und Erstellung von Präsentationen, Berichten und Unterlagen** – sei es für Gremiensitzungen, Workshops oder Personalthemen gehören ebenfalls zu deinen Aufgabenbereich.
• **Organisation und Begleitung von Veranstaltungen und Meetings:** Du sorgst dafür, dass alles von der Planung bis zur Durchführung reibungslos läuft – vom akademischen Event bis zum Group Leadership Meeting.
• **Kommunikationsschnittstelle:** Effiziente und souveräne Korrespondenz, auch mit hochrangigen Partnern, Führungskräften und externen Kontakten.
• **Vertraulichkeit > Integrität:** Du bist Ansprechpartner\*in für sensible Personal- und Universitätsfragen, dabei wahrst du immer Diskretion und behältst die Übersicht.
• **Büroorganisation:** Postbearbeitung, Bestellungen, Raum- und Ressourcenmanagement – du hältst das Backoffice am Laufen.

## Dein Profil

• **Mehrjährige Erfahrung als Assistenz auf Top-Level:** Idealerweise mit Bezug zu Wissenschaft, Bildung, HR oder Unternehmensführung.
• **Exzellente Deutsch- und Englischkenntnisse** sowie professionelles Auftreten und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten.
• **Organisationstalent:** Du arbeitest eigenverantwortlich, strukturierst komplexe Abläufe und setzt Prioritäten auch in anspruchsvo...